涉密文件是承載國家秘密的重要介質(zhì)，依法加強(qiáng)涉密文件管理是確保國家秘密安全的基本要求，也是各級機(jī)關(guān)單位的重要職責(zé)。但在實際工作中，部分機(jī)關(guān)單位涉密文件管理不夠規(guī)范，違規(guī)復(fù)制、傳遞、保存、銷毀涉密文件的行為時有發(fā)生。做好涉密文件管理工作，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意“3個重點”。

重點1：知悉范圍不容忽視

密級、保密期限和知悉范圍是國家秘密的3個基本要素。密級和保密期限必須明確標(biāo)記于涉密文件左上角，而知悉范圍則易被忽視。

及時確定知悉范圍。實際工作中，部分機(jī)關(guān)單位在確定國家秘密時不填寫知悉范圍，或僅填寫文件發(fā)送單位，不確定單位內(nèi)部知悉范圍；部分機(jī)關(guān)單位在接收涉密文件時，沒有及時確定單位內(nèi)部知悉人員范圍，導(dǎo)致涉密文件在單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)和閱辦較為隨意，存在一定的泄密隱患。知悉范圍作為國家秘密的要素之一，在涉密文件起草時就應(yīng)當(dāng)予以明確。而涉密文件知悉范圍以內(nèi)的機(jī)關(guān)單位，在收到文件后，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間根據(jù)工作需要和最小化原則，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)確定本單位需要知悉的部門或人員。

嚴(yán)格控制知悉范圍。《泄密案件查處辦法》明確規(guī)定，“泄露國家秘密”是指違反保密法律法規(guī)使國家秘密被不應(yīng)知悉者知悉或者超出限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的行為。因此，涉密文件知悉范圍確定后，任何機(jī)關(guān)單位和個人不得擅自擴(kuò)大國家秘密的知悉范圍。知悉范圍以外的機(jī)關(guān)單位如需知悉，應(yīng)當(dāng)經(jīng)原定密機(jī)關(guān)單位同意，文件接收單位不得私自批準(zhǔn)。單位內(nèi)部知悉范圍以外的人員如需知悉，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意增加知悉人員。

詳細(xì)記錄知悉情況。涉密文件應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的知悉范圍組織閱讀和使用，詳細(xì)記錄知悉情況。涉密文件的復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)單位的復(fù)印戳記，并視同原件管理，發(fā)放至各部門的原件或復(fù)制件由各部門負(fù)責(zé)記錄知悉情況。機(jī)密級以下的涉密文件，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擴(kuò)大涉密文件知悉范圍的情況，以及擴(kuò)大范圍的人員知悉情況；中央文件和絕密級文件，以及發(fā)文單位對文件知悉范圍控制有明確要求的文件，必須對接觸人員和知悉的時間、地點、方式等重要情況作出詳細(xì)記錄。

重點2：管理原則嚴(yán)格遵循

涉密載體的保密管理遵循嚴(yán)格管理、嚴(yán)密防范、確保安全、方便工作的原則。正確理解并遵照執(zhí)行這一原則是做好涉密文件管理工作的關(guān)鍵所在。

落實閉環(huán)管控。涉密文件管理是一個系統(tǒng)工程，從文件自身的角度來看，包括起草、印制、傳遞、收發(fā)、閱辦、使用、銷毀等多個環(huán)節(jié)，無論哪個環(huán)節(jié)管理不嚴(yán)，都可能導(dǎo)致涉密文件內(nèi)容的泄露。從文件辦理的角度來看，需要各級機(jī)關(guān)單位之間監(jiān)督制約，各部門之間協(xié)調(diào)配合。保密行政管理部門應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)單位涉密文件管理提供指導(dǎo)，尤其要強(qiáng)化基層機(jī)關(guān)單位對涉密文件管理重要性的認(rèn)識，督促其完善人防、物防、技防措施，全面補(bǔ)強(qiáng)涉密文件管理的薄弱環(huán)節(jié)。

關(guān)注涉密人員。一方面，要嚴(yán)格按照涉及的保密事項范圍規(guī)定事項、知悉涉密文件的密級和數(shù)量來確定涉密人員等級，有針對性做好涉密人員確定、管理工作，防止保密管理要求流于形式。另一方面，要重點抓好涉密人員保密審查、教育提醒、復(fù)審、出國（境）等管理，嚴(yán)格落實重大事項報告和脫密期管理相關(guān)要求。同時，對于少量接觸涉密文件的干部職工和可能接觸涉密文件的工勤人員，應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)保密教育培訓(xùn)、簽訂保密承諾書等方式加強(qiáng)保密管理。

方便工作理念。部分機(jī)關(guān)單位規(guī)定涉密文件一律存放于機(jī)要室且不允許復(fù)制，干部職工有需要時，須經(jīng)授權(quán)到機(jī)要室查看、記錄文件內(nèi)容。干部職工在查看涉密文件時，涉密內(nèi)容很可能被隨手記錄在非保密本或便箋紙上，增加了泄密風(fēng)險。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)在落實保密管理要求的前提下，盡量考慮實際工作需求，建立健全涉密文件借閱、復(fù)印制度，制定涉密文件管理措施，加強(qiáng)常態(tài)化保密教育，引導(dǎo)干部職工時刻繃緊保密之弦，在日常工作中自覺管好用好涉密文件。

重點3：銷毀要求務(wù)必嚴(yán)守

涉密文件被銷毀意味著涉密文件管理結(jié)束，涉密文件銷毀是涉密文件管理的最后關(guān)口。

及時銷毀。涉密文件的價值在于工作中的使用價值或留存價值，一旦使用完畢，不需要存檔的涉密文件應(yīng)當(dāng)及時銷毀。部分機(jī)關(guān)單位將涉密文件隨意堆積存放于保密室的角落，就像定時炸彈，給保密管理造成較大隱患。機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)每年組織對涉密文件進(jìn)行清查、核對，定期開展本單位印制、復(fù)制或接收涉密文件的清退工作，及時做好涉密文件銷毀工作。

依法銷毀。依法銷毀涉密文件，一是批準(zhǔn)程序要合法，必須履行清點、登記手續(xù)并報單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，涉密文件登記、審批記錄應(yīng)當(dāng)長期保存?zhèn)洳?。二是銷毀機(jī)構(gòu)要合法，自行銷毀少量涉密文件的，應(yīng)當(dāng)2人以上相互監(jiān)督；送外銷毀的，必須送專門的銷毀機(jī)構(gòu)或保密行政管理部門指定的承銷單位銷毀，并由2人以上押運和監(jiān)銷。三是銷毀標(biāo)準(zhǔn)要合法，應(yīng)當(dāng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的銷毀設(shè)備和方法，確保信息無法還原。

強(qiáng)化責(zé)任。機(jī)關(guān)單位制發(fā)涉密文件時，應(yīng)當(dāng)明確清退和銷毀要求，中央文件和絕密級文件由制發(fā)單位負(fù)責(zé)清退和銷毀，其他涉密文件由接收或使用單位負(fù)責(zé)清退和銷毀。各級黨委、政府辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對機(jī)關(guān)單位涉密文件保密管理的監(jiān)督檢查，對存在問題的單位要責(zé)令限期整改，并在一定范圍內(nèi)予以通報。

來源 | 保密工作